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オフィスソリューションペーパレス化ソリューション

デジタルハードウェア ペーパレス化ソリューション

鈴与商事は複合機の持つ機能の活用とIT環境を「見える化」し、複合機に関連するランニングコストの最適化を実現します

  • スマートオフィス
  • DX
  • コスト削減
  • 生産性向上
ペーパレス化ソリューション

サービスの紹介 Service

鈴与商事は複合機の持つ機能の活用とIT環境を「見える化」し、複合機に関連するランニングコストの最適化を実現します。
  ランニングコストの見直し メーカー統一化 各種ドキュメントの電子化 各種ドキュメントの共有化 各種ドキュメントの活用 ペーパーレス 省コスト 環境改善  

これまでのIT化で起こった問題

IT化により生産性は向上したものの、オフィスにIT機器が増えたことにより、紙や消耗品、消費電力の増加によるコストは増加、環境負荷も増大。紙と電子データの二重管理により業務が煩雑になり、情報セキュリティ対策も不可欠になるなど、気づいたら見直すポイントが増えている、ということはありませんか。
IT化で起きたこと 基幹出力機 コピー機 FAX プリンター 出力機器の増加 紙の増加 サーバーの増加 紙と電子の二重管理 IT化による問題 プリント指示 セキュリティリスクの増大 火力発電 森林伐採 環境負荷の増大 保管コスト ランニングコスト トータルコストの増大 業務効率の低下

 

オフィスの「変わる」をお手伝いします

ランニングコストの見直しとメーカー統一化

鈴与商事は複合機の持つ機能の活用とIT環境を「見える化」し、複合機に関連するランニングコストの最適化を実現します


配置の最適化 利用実態を踏まえて機器の再配置 機器の削減 機器コストの削減 スペースの削減 スペースの再利用 稼働の最適化 無駄な出力をなくす まとめて印刷 出力せずに電子化 用紙代の削減 消耗品代の削減 保守料の削減

 

 

各種ドキュメントの電子化、共有化、活用

作成、伝達、保管、検索などに強みのある「電子データ」と、メモ書きできる、見比べる、携帯しやすいなどの良さを持つ「紙」をイイトコドリをすることが、上手な情報共有の決め手です。
鈴与商事は、以下の3つの要件を満たす仕組みを提案し、4つの効果を実現します。

  
3つの要件
  • 許可された人が、必要な時に、必要な文書を安全に入手し、活用できる
  • 一元的に管理されており、常に正確な情報へのアクセスが担保されている
  • 「紙」から「電子」、「電子」から「紙」への変換がシームレスに流れる
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4つの効果
  • 複合機を入力機として使用し、発生する書類の電子化を実現
  • WEB上にあるデータベースに文書を登録し、場所の制約から解放
  • 「文書」に複数の切り口で「属性」を付与することで、検索時間を短縮
  • 用途に適した機器を選定し、業務効率を向上

          情報の電子化 DocuWorks webブラウザ上から登録 DocuWorksDesk上から登録 紙文書を電子文書に変換 ApeosPort 直接サーバーへ登録 情報の共有 蓄積と活用 文書管理システム 情報の活用 電子データとして活用 ダウンロードして活用 文書の検索 アクセス権の設定 紙に出力して活用 文書の閲覧 文書の検索 文書の出力指示

取扱製品 Product

ペーパーレスファックス仕分けキットの導入

★【効果】
受信ファックスの電子化により、無駄な紙出力を削減するとともに、業務改善を図る 夜間や長期休暇中の放置プリントを解消し、セキュリティを高める 従来サーバーに保存していたファックス文書をクラウド上に保存できサーバーの導入・維持管理が不要になる

★【機能】
取引先から受けたFAXを取引先ごとに電子データとして振り分けが可能 受信時間帯や休暇期間を考慮して出力デバイスを変更可能

★【オススメ】受発注業務や請求支払業務を担当されている方

業務別らくらくスキャンPro

★【効果】
誰でもミスなくスキャンでき、保管作業の手間を削減 文書保管作業を標準化でき、情報の属人化を防ぎ、保管ルールの定着を図る 文書の検索時間を短縮させる

★【機能】業務の種類、文書の種類をあらかじめ設定し、文書スキャンと同時に、割り振られたフォルダに文書を保存定型文書内の文字列を自動的に抽出し、フォルダ名やファイル名に付与することが可能

★【オススメ】受発注業務や請求支払業務を担当されている方

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