事例紹介

業務効率化受発注の自動化・ペーパーレスで経費削減

受発注のヒューマンエラーを減らし業務を改善したい

ある食品の卸会社では、営業努力の甲斐があり、急激にお客様の数が増加しました。大変、喜ばしいことでしたが、バックヤードは従来と同じやり方。お客様が増加したことにより、一人あたりの業務負荷も増加、注文FAX量の増加に比例して、FAXの紛失など、ヒューマンエラーによる受発注ミスの可能性も高まりました。また、お客様からの問い合わせも増え、対応には人手がかかるなど、様々な問題が浮き彫りになりました。

農業・林業・漁業
鉱業
土木・建設業
製造業
電気・ガス・熱供給
物流・運輸業
卸売業・小売業
金融・保険業
不動産業
宿泊業・飲食業
教育・医療・福祉

ＦＡＸによる注文を複合機を使って社内システムと連結

従来、ファクスによる注文を受けると、担当者が手作業でシステム入力・発注を行っていました。これを紙に出力せずにペーパーレスで受信、それをOCRで文字認識させ、取り込んだデータを現システムに流し込むというシステムを構築しました。

注文処理時間を大幅短縮し、データの電子化で履歴の検索も簡単に！

これにより、１日６時間以上費やしていたＦＡＸの注文処理を大幅に短縮させることができました。また、業務効率が向上しただけでなく、出力用紙の軽減によるコスト削減や人件費の削減にも大きく貢献しました。
さらに、顧客データの検索も容易に。従来、原紙で保管していた注文用紙を電子化したため、お客様から問い合わせがあってもキャビネットから書類を探すことなく、データ検索が可能になりました。そのため、お客様の履歴を照会する時間が大幅に短縮でき、スピーディーにお応えできるようになりました。